10 Tipps zur Produktivitätssteigerung

10 Tipps zur Produktivitätssteigerung,
vom Geschäftsführer von Red Hat CEO Jim Whitehurst

Egal woran Sie arbeiten, in einem Punkt gleicht sich unser Tagesablauf: Uns steht allen dieselbe Menge an Zeit zur Verfügung.

Das ist der Grund, warum es einen entscheidenden Unterschied macht, wie Sie Ihre Zeit verbringen…egal, ob sie ein StartUp aus der Taufe heben oder eine milliardenschwere Firma leiten wie Jim Whitehurst, der Vorsitzende und Gründer von  Red Hat, einem der größten und erfolgreichsten Anbieter von Open-Source-Software.

Hier sind Jims Tipps zur Zeitoptimierung und Produktivitätssteigerung:

1. Planen Sie jeden Sonntag Abend Ihre nächste Woche. 
Sonntagabends sitze ich über meiner Liste der wichtigsten Ziele für das Jahr und jeden einzelnen Monat. Diese Ziele durchziehen jede Woche und helfen mir, auf dem Weg zu bleiben. Obwohl langfristige Ziele nicht so dringend sind, sind sie durchaus sehr wichtig. Wenn man nicht aufpasst werden aus den „wichtigen“ Zielen schnell „dringende“. Dann schaue ich auf meinen Kalender für die nächste Woche. Ich weiß, welche Zeiten durch Meetings usw belegt sind. Dann schaue ich mir an, was ich erreichen möchte und verteile diese Vorhaben auf meiner To-Do-Liste.
Der Schlüssel liegt darin, der Woche Struktur und Disziplin zu geben – ansonsten lassen Sie Dinge nur auf sich zukommen und Dringendes wird Wichtiges beiseite schieben.

2. Planen Sie bewusst Zeit für Aufgaben. 
Jeder plant Meetings und Termine. Gehen Sie einen Schritt weiter und planen Sie Zeit ein, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Legen Sie Zeiten fest für Aufgaben wie das Schreiben eines neuen Angebots, die Erstellung einer Präsentation, oder die Durchsicht und Bewertung von Werbemitteln.
Wenn Sie diese Zeit nicht proaktiv blockieren werden Ihnen diese Aufgaben entgleiten oder Sie verlieren den Fokus. Und das, was Ihnen eigentlich wichtig ist wird nicht erledigt.

3. Folgen Sie einer realistischen To-Do-Liste.
Früher habe ich To-Do-Listen erstellt, ohne für einzelne Aufgaben Zeiten einzuplanen. Was ist passiert? Ich hatte ständig mehr Ziele auf der Liste, als ich erreichen konnte, und aus der To-Do-Liste wurde eher eine Wunschliste. Wenn Sie heute sechs Stunden für Meetings eingeplant haben, und acht Stunden Zeit für Aufgaben werden diese Aufgaben nicht erledigt werden.
Zeiten realistisch zu kalkulieren zwingt Sie zu priorisieren (Ich mag Toodledo, aber es gibt eine Menge anderer Tools, die man nutzen kann). Zeiten realistisch zu kalkulieren hilft Ihnen auch, den Fokus zu behalten; wenn Sie wissen, dass eine Aufgabe nur 30 Minuten dauern sollte werden Sie härter daran arbeiten, Ablenkungen auszumerzen oder zu ignorieren.

4. Standardzeit für Mettings: 30 Minuten. 
Wer auch immer die Standardeinstellung “eine Stunde” in Kalendersoftware erfunden hat hat Millionen von Arbeitsstunden verschwendet. Die meisten Themen können in 30 Minuten behandelt werden. Viele sogar in 15 – insbesondere, wenn jeder, der das Meeting besucht weiß, dass des nur 15 Minuten dauert.
Seien Sie kein Sklave der Defaulteinstellung von Kalendern – rechnen Sie nur dann mit vollen Stunden, wenn Sie wissen, dass Sie sie wirklich brauchen.

5. Kein Multitasking. 
Während eines Meetings – insbesondere wenn es stundenlang dauert – gerät man leicht in Versuchung, sich mit weniger wichtigen Dingen zu beschäftigen. (Wer hat noch nie währnd eines Meetings sein Emailpostfach geleert? ) Das Problem ist, dass das die Meetings weniger produktiv macht. Selbst, wenn Sie nur anspruchlose Dinge tun können , sind Sie trotzdem abgelenkt. Und das macht Sie weniger produktiv.
Multitasking killt die eigene Produktivität. Versuchen Sie auch nicht, zwei Dinge teilweise gut zu machen. Machen Sie eine Sache richtig gut.

6. Zwingen Sie sich, Wartezeiten zu nutzen.
Die meiste Zeit verliere ich, wenn ich zur Arbeit fahre, oder von der Arbeit zurück nach Hause, oder an Flughäfen. Also überlege ich mir wirklich gut, wie ich diese Zeit sinnvoll nutzen kann. Fast immer lege ich Telefongespräche auf meine Fahrzeit zur Arbeit. Es ist ganz einfach: Ich bringe meine Kinder zu einer bestimmten Zeit zur Schule und kann dann von 8:00 bis 8:30 Uhr telefonieren.
Normalerweise lege ich keine Termine für Telefongespräche auf meine Fahrt nach Hause, damit ich in dieser Zeit Anrufe beantworten kann, insbesondere bei Gesprächen mit der Westküste. Am Flughafen nutze ich Pocket, ein Browserplugin, das Artikel herunterlädt. Wenn ich mir vorzeitig zehn Artikel herunterlade habe ich sicher genug zu lesen – Dinge, die ich lesen möchte – während ich am Sicherheitscheck warte.
Schauen Sie sich Ihren Tagesablauf an. Identifizieren Sie Wartezeiten. Finden Sie Aufgaben, die Sie während dieser Zeit erledigen können. Nennen Sie sie „Vorsprungszeiten“ – weil sie hier wirklich einen Produktivitätssvorsprung erreichen können.

7. Beobachten Sie, womit Sie Ihre Arbeitszeit verbringen. 
Wenn Sie einmal damit angefangen haben (ich nutze dafür Toggl) werden Sie erstaunt sein, wie viel Zeit Sie damit verbringen, Dinge zu tun, die nicht produktiv sind. Sie müssen nicht besonders ausführlich werden. Was Sie sich aufschreiben kann auch ganz oberflächlich sein, nicht so genau.
Ich habe gerade erst damit angefangen, meine Arbeiteszeit zu beobachten. Das hat mir die Augen geöffnet – und es hilft mir wirklich, besser zu fokussieren.

8. Machen Sie sich über Ihre Mittagspause Gedanken.
Sie kann eine Stunde dauern. Oder 30 Minuten. Oder zehn.
Wie lange auch immer es dauert, tun Sie alles, was Sie tun ganz bewusst. Wenn es Ihnen gefällt, an Ihrem Schreibtisch zu essen und dabei weiter zu arbeiten, auch gut. Aber wenn Sie die Pausen nutzen können, um sich zu erholen, ist die Mittagspause die perfekte Zeit für Multitasking: Sie können netzwerken, sich treffen, die Unternehmenskultur pflegen, aber nur, wenn Sie nicht jeden Tag mit denselben Leuten essen gehen.
Gehen Sie an zwei Tagen der Woche mit Leuten Essen, die Sie nicht gut kennen. Oder machen Sie einen Spaziergang. Oder machen Sie etwas, was für Sie produktiv ist. Nehmen wir an, Sie nehmen sich eine Stunde am Tag Zeit für die Mittagspause; das sind 5 Stunden pro Woche. Achten Sie darauf, wie Sie diese Zeit nutzen. Sie müssen nicht arbeiten, aber Sie sollten diese Zeit für Sie arbeiten lassen.

9. Zwingen Sie sich dazu, Zeit für die Familie einzuplanen.
Wie Sie auch, bin ich ein ziemlicher Workaholic. Deshalb achte ich besonders auf meine Abendplanung. Wenn ich von der Arbeit heimkomme ist Zeit für die Familie: Wir essen zusammen zu Abend, wir helfen unseren Kindern bei den Hausaufgaben. Ich stelle alles ab. Kein Telefon, keine Emails.
Für gewöhnlich haben wir zwei Stunden, bevor die Kinder ins Bett müssen. Zu dieser Zeit bin ich für sie da. Danach kann ich wieder hochschalten. Für mich ist es am besten, wenn ich zwischen 17:00 und 17:30 Uhr das Büro verlasse, weil ich mich um 21.00 oder 22.00 wieder um die Arbeit kümmern kann.
In jeder Familie gibt es Spitzenzeiten, in der sie am besten miteinander auskommt. Wenn Sie diese Zeiten nicht bewusst freihalten werden Sie sich wieder mit Arbeit beschäftigen. Seien Sie entweder in der Arbeit oder zuhause bei Ihrer Familie. Das bedeutet: keine Handys beim Essen, keine Textnachrichten. Seien Sie nicht bloß physisch anwesend – nehmen Sie die Zeit mit Ihrer Familie ernst.

10. Beginnen Sie jeden Tag richtig. 
Morgens mache ich zuerst ein paar Übungen, weil Fitnessübungen für Antrieb sorgen. (Forschungsergebnisse zeigen auch, dass ein wenig Aerobic Ihre Stimmung für bis zu 12 Stunden verbessern kann)
Ich stehe früh auf und laufe. Dann erhohle ich mich ein wenig, während ich die Tageszeitung lese und bin vor meinen Kindern unten, damit ich mit ihnen frühstücken kann. Das verleiht Ihnen nicht nur einen Energieschub, Effizienz am morgen stellt die Weichen für den Rest des Tages. Wenn Sie Ihren Tag produktiv beginnen wird auch der Rest des Tages produktiver sein.

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